Foi publicada no Diário Oficial da União, em 22/07/2022, a Portaria MAPA nº 456, de 21 de julho de 2022, que aprova o regulamento relativo ao processo administrativo eletrônico e o uso do Sistema Eletrônico de Informações – SEI no âmbito do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento – MAPA.

A Portaria estabelece: (1) as definições dos termos utilizados em seu texto; (2) normas de gestão de processos administrativos eletrônicos; (3) diretrizes relacionadas ao acesso ao SEI; (4) normas relativas ao processo eletrônico, incluindo: (a) disposições gerais, (b) produção de documentos públicos, (c) recepção de documentos, captura para o SEI e digitalização, (d) tramitação, (e) sobrestamento, relacionamento e anexação de processos, (f) arquivamento, (g) exclusão, cancelamento e nulidade de documentos e (h) pedido de vistas; (5) assinatura eletrônica; (6) níveis de acesso; (7) perfis de acesso; (8) peticionamento eletrônico, incluindo: (a) aspectos gerais, (b) disponibilidade do sistema, (c) prazos gerais e comunicações eletrônicas, (d) acesso e credenciamento de usuário externo; (9) disposições finais.

Dentre as disciplinas instituídas pela Portaria MAPA nº 456/2022, diversas são de cunho estrutural/organizacional, voltando-se a estabelecer diretrizes aos próprios servidores do MAPA. Assim, destacamos abaixo as principais normas, em especial aquelas que consideramos ser de maior interesse aos administrados – também chamados pela Portaria de “usuários externos”:

1. Foi criado o Núcleo Gestor do Processo Administrativo Eletrônico – NUPROC – órgão que possui estruturação organizacional própria, composta por membros indicados por outros órgãos por ele representados. Sua função é, basicamente, gerir e supervisionar o processo administrativo eletrônico (SEI), podendo instituir normas (resoluções com repercussão geral sobre a utilização do SEI-MAPA, após prévia autorização da Secretaria-Executiva. O NUPROC deverá possuir unidade física de atendimento, corpo de colaboradores próprios e regimento interno próprio.

2. Dentre os documentos incluídos no processo eletrônico no SEI, os nato-digitais são aqueles criados originalmente em meio eletrônico e, quando assinados eletronicamente, são considerados originais para os efeitos legais. Já os documentos digitalizados possuem a mesma força probante dos documentos originais.

3. Os documentos a serem incluídos no SEI devem observar os seguintes requisitos:

• formato PDF, preferencialmente em cor monocromática, resolução de 300 dpi e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), antes ou durante sua captura para o SEI;
• limite de 1 GB por documento;
• os vídeos e áudios devem ser comprimidos, de forma a que tenham o menor tamanho possível (máximo de 1 GB), sem que isso comprometa a qualidade do arquivo;
• os documentos que ultrapassarem 1 GB serão mantidos em mídia digital, que deverá ser identificada com o número SEI relativo ao Termo de Guarda de Mídia inserido no processo e será encaminhada para a área responsável que, após analisar o documento, o encaminhará para o Arquivo Central.

4. O peticionamento eletrônico pelo SEI se destina aos “usuários externos” (administrados) para fins de peticionamento e intimação eletrônicos, visualização de processos com restrição de acesso aos interessados, assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos similares. Importante: o peticionamento eletrônico não poderá ser realizado via correio eletrônico ou por meios semelhantes, salvo se houver norma que disponha expressamente em sentido contrário.

5. São admitidas procurações emitidas e assinadas diretamente no sistema SEI.

6. A indisponibilidade no sistema SEI se caracteriza pela falta de oferecimento dos seguintes serviços aos “usuários externos”: consulta aos autos digitais ou peticionamento eletrônico diretamente pelo SEI ou por outro meio. A indisponibilidade será registrada em relatórios que serão divulgados em página própria do MAPA.

7. A respeito dos prazos, os atos processuais serão considerados tempestivos se realizados – salvo disposição em contrário – até as 23h, 59 minutos e 59 segundos. Para efeitos de contagem de prazo, não se consideram os feriados estaduais, municipais ou distritais.

8. Caso a indisponibilidade do SEI ocorra no último dia do prazo, o prazo será prorrogado para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema, salvo disposição expressa em contrário.

9. Se a indisponibilidade do SEI ocorrer por mais de 24 horas seguidas, o MAPA poderá suspender o curso dos prazos processuais, mediante a edição de ato que deverá ser objeto de publicação.

10. A intimação dos “usuários externos” cadastrados, ou das pessoas jurídicas representadas por eles, será feita por meio eletrônico e observará as seguintes diretrizes:

• será considerada realizada no dia em que o usuário externo realizar a consulta eletrônica ao documento, o que será certificado nos autos.
• a consulta do ato deverá ser feita em até 15 dias corridos contados do envio da intimação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo;
• caso a consulta ocorra em dia não útil, ela será considerada realizada no primeiro dia útil seguinte.
• se o prazo de 15 dias para realizar a consulta se esgotar em dia não útil, será prorrogado para o primeiro dia útil seguinte.

11. A intimação se dará no âmbito do sistema SEI, mas, em caráter informativo, ela poderá ser encaminhada correspondência eletrônica comunicando o envio de intimação no SEI e a abertura automática do prazo processual (15 dias).

12. Os atos processuais poderão ser praticados em meio físico – digitalizando-se o documento físico correspondente – caso, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da intimação.

13. Dentre as responsabilidades do usuário externo no SEI, está a: (i) “realização, por meio eletrônico, de todos os atos e comunicações processuais entre o Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, o usuário ou entidade porventura representada, não sendo admitidas intimação ou protocolização por meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico (…)” e a (ii) “consulta periódica ao SEI ou ao sistema por meio do qual se efetivou o peticionamento eletrônico, a fim de verificar o recebimento de intimações”.

14. Por meio do sistema SEI, o usuário externo poderá:

• encaminhar requerimentos, petições e documentos, para juntada aos autos do processo administrativo no qual figure como parte ou interessado;
• acompanhar a tramitação dos processos;
• receber ofícios, notificações e intimações;
• solicitar vista dos autos;
• assinar contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos similares celebrados com o MAPA;
• receber e responder intimações eletrônicas encaminhadas pelo sistema.

Por fim, estabelece-se que todo processo administrativo, no âmbito do MAPA, deverá ser aberto per meio do sistema SEI.